enhancing access for individuals with limited english profiency toolkit

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Desarrollar un mejor acceso al idioma es un proceso. Hay que empezar en alguna parte y, si quiere cumplir su misión, su compromiso con la comunidad y sus obligaciones; va a ser necesario que su plan siga evolucionando.  El siguiente proceso hará que su organización pase de no tener un Plan de Acceso al Idioma a tener su primer plan por escrito. He aquí una Plantilla del Plan de Acceso al Idioma con texto de muestra que servirá para crear un boceto inicial de su plan.  

Paso 1: Reúna y Comprometa

Reúna a un equipo pequeño compuesto de personal de diferentes departamentos. Anoten dos cosas a las que la organización se compromete:

  1. Se compromete a nunca rechazar a nadie por no hablar el inglés.

  2. Se compromete a mejorar su capacidad para servir a personas que tienen un conocimiento limitado del inglés (LEP) y asegurarse de que estas tienen un acceso significativo a los servicios que usted ofrece.

Paso 2: Anote lo que usted ya está haciendo para proveer acceso al idioma.

Casi todas las organizaciones ya están haciendo algo para proveer acceso al idioma. Pregúntele al personal qué se está haciendo y póngalo por escrito. (¿Conoce usted el número telefónico de alguna

línea telefónica del acceso al idioma que pueda usar? ¿Provee usted folletos en otros idiomas? ¿Cuenta al menos con un miembro del personal o un/a voluntari@ que hable otro idioma común en esa zona?)

Use este análisis para comenzar a documentar las prácticas de acceso al idioma que serán mejoradas en el Paso 4. La Hoja de Trabajo ‘Puntos de Contacto’ puede ayudarle a analizar sus servicios y puntos potenciales de contacto para personas con conocimiento limitado del inglés.

Paso 3: Evalúe dónde puede expandir y fortalecer las políticas y prácticas de acceso al idioma para su organización.

Investigue quiénes son las personas con conocimiento limitado del inglés que han recibido sus servicios durante el transcurso del año previo. Averigüe quién en su comunidad habla un idioma diferente al inglés e identifique idiomas claves que usted debe planear servir activamente. Registre esta información en la Plantilla del Plan de Acceso al Idioma, Sección 1B: Necesidades de Acceso al Idioma. 

Paso 4: Planee para el Futuro.

No existe un método único de proveer acceso significativo al idioma para personas con un conocimiento limitado del inglés. Identifique y anote algunos pasos razonables que le acerquen a proveer un acceso más significativo al idioma. Cómo medir cuáles son “pasos razonables” y un “acceso significativo” depende grandemente de cómo está constituida demográficamente su comunidad, qué servicios usted provee, con qué frecuencia las personas con limitado conocimiento del inglés contactan sus servicios y los recursos que usted tiene a su disposición.

Continúe leyendo para que lea una historia relacionada con nuestro trabajo...

Cuando Casa de Esperanza estaba elaborando su plan LEP por escrito, nuestra investigación demográfica reveló que había una comunidad coreana considerable en el área donde ofrecemos servicios. Al principio, el equipo que estaba desarrollando el plan LEP comprendió que con el fin de proveer un acceso significativo tendríamos que traducir todos nuestros documentos esenciales al Coreano y ponernos en contacto con servicios coreanos de interpretación. Sin embargo, debido a que somos una organización culturalmente específica cuyas iniciativas sirven principalmente a comunidades latinas, y al hecho de no haber recibido llamadas de sobrevivientes corean@s en nuestro refugio de emergencia durante muchos años, se hizo evidente que tomar “pasos razonables” para proveer un “acceso significativo” a potenciales sobrevivientes coreanos probablemente significaba desarrollar colaboraciones más fuertes con organizaciones enfocadas en servir a corean@s, así como, en general, desarrollar capacidades de servicio a personas con conocimiento limitado del inglés y el español. Además de proveer servicios de interpretación en coreano y materiales traducidos al idioma, necesitábamos construir nuestra capacidad y conexión con la comunidad coreana para asegurarnos de que los miembros de esta comunidad y las organizaciones que sirven a las personas coreanas sepan que nuestro refugio es una fuente de ayuda a la que pueden acudir.

Algunos pasos deben ser implementados de inmediato (cumplidos dentro de un año desde la fecha que se comienza a implementar el plan). Algunos pasos van a tomar más tiempo para completarlos.

Ejemplo de pasos a tomar de manera inmediata:

  1. Ponga tarjetas y carteles “Yo Hablo” cerca de las entradas para ayudar a visitantes a identificar el idioma que hablan.

  2. Ponga avisos que informen acerca de su derecho a contar con la ayuda de un/a intérprete.

  3. Cree un folleto que ayude al personal a ponerse rápidamente en contacto con recursos de acceso al idioma. Ponga este folleto en sitios fácilmente accesibles, cerca de los teléfonos y las entradas de acceso publico del edificio, así como en cualquier otro lugar donde el personal da la bienvenida o se reúne con personas con LEP. La Hoja de Trabajo “Puntos de Contacto” le puede resultar una herramienta útil para crear una tabla fácil de leer por el personal.  

  4. Traduzca documentos importantes a los idiomas empleados con más frecuencia por sobrevivientes y miembros de la comunidad que tienen conocimiento limitado del inglés. Si en su estado los programas locales contra la violencia sexual y doméstica usan los mismos formularios de admisión u otros materiales, considere la posibilidad de colaborar para desarrollar versiones traducidas.

Con frecuencia los materiales traducidos necesitan ser adaptados para que puedan ser culturalmente relevantes. Esto puede deberse simplemente a diferencias en el vocabulario que se usa, por ejemplo, es posible que algunas personas estén más familiarizadas con los términos (en su idioma) que en inglés se traducen como “violencia familiar,” “abuso a la esposa,” o “maltrato,” en vez del término “violencia doméstica.” Otras adaptaciones pueden también resultar necesarias para explicar servicios comunes y modelos de defensa que se usan en los EE.UU. como son las órdenes de protección y las líneas telefónicas directas.

  1. Capacite al personal sobre cómo poner en práctica estos pasos y en general sobre su Plan de Acceso al Idioma, por qué es importante, cuál es su visión a largo plazo y los pasos a dar.

  2. Comience a identificar y desarrollar asociaciones y colaboraciones con organizaciones culturalmente específicas. (Continúe Leyendo) Recuerde, cuando trabaje con otro programa de su zona, no se limite a enviar a las personas con LEP a programas culturalmente específicos que sean capaces de ayudarles.  Colabore con estos (muchos de ellos suelen ser más pequeños y con menos recursos) y compénselos por sus servicios. Como beneficiarios de financiamiento federal, los programas contra la violencia sexual y doméstica tienen la responsabilidad de proveer un acceso significativo al idioma para sobrevivientes con LEP.  Si usted depende de la ayuda de otro programa para poder proveer acceso al idioma, comparta estos recursos con los mismos. El mejor modelo a seguir para esta práctica consiste en incorporar el costo de los servicios que estos proveen, dentro de su solicitud de financiamiento federal y compartir con ellos otros recursos provenientes de las subvenciones federales que usted recibe. Si usted va a someter solicitudes de financiamiento que incluyan a la organización con la que colabora, asegúrese de comunicarse con la organización para que no perjudique involuntariamente su propio trabajo de recaudación de fondos, para que no los comprometa a proveer servicios que no han aceptado formalmente ni explote el trabajo que desarrollan.

Ejemplos de pasos a dar a largo plazo:

Examine la posibilidad de contratar a una línea telefónica del acceso al idioma que proporcione acceso telefónico a intérpretes de todos los idiomas, las 24 horas del día. (Este podría ser un paso necesario de inmediato en lugar de a largo plazo para las organizaciones que tienen líneas directa de emergencia, refugios de emergencia y poblaciones muy diversas)

  1. Desarrolle un plan para contratar personal bilingüe y bi-cultural para las poblaciones que son servidas con más frecuencia.

  2. Comprométase a subvencionar el acceso al idioma, incluyéndolo en todas las solicitudes de financiamiento que se elaboren y sometan durante el próximo ciclo presupuestario.

  3. Desarrolle una estrategia para recaudar fondos que ayuden a incrementar el acceso al idioma.

  4. Ponga por escrito las políticas organizativas (Plantilla del Plan de Acceso al Idioma, Sección 2: Políticas y Sección 3E: Políticas Adicionales sobre el Acceso al Idioma) y los procedimientos ( Plantilla del Plan de Acceso al Idioma, Sección 3: Prácticas) que facilitan y sirven de guía en la implementación del plan de acceso al idioma de su organización. Por ejemplo, otras organizaciones y sistemas de servicios posiblemente van a pedirle al personal bilingüe de su organización que sirvan de intérpretes - su organización debe entender y educar a todo el personal sobre las diferencias que hay entre el trabajo de un intercesor/a y el de un/a intérprete, y desarrollar políticas y procedimientos que ayuden al personal bilingüe a limitarse a su trabajo como intercesores/as. 

Anote sus recomendaciones o decisiones en la Plantilla del Plan de Acceso al Idioma.

Paso 5: Plan para el Monitoreo y la Evaluación

Tome nota de quién va a estar involucrad@ en monitorear y evaluar el plan y con qué frecuencia va a hacerse una revisión/análisis formal del plan. (Hacerlo una vez al año sería un buen comienzo hasta que el acceso al idioma se convierta en parte de la cultura de su organización.) Considere emplear el proceso de “Conversaciones críticas” para mejorar su Plan de Acceso al Idioma para el año siguiente.

Si usted está usando la  Plantilla del Plan de Acceso al Idioma, puede registrar los resultados de su monitoreo y evaluación en la Sección 4.

Paso 6: Sistemas de Apoyo

¿Está usted trabajando actualmente en la creación de estrategias para incrementar el acceso al idioma en sistemas cruciales de apoyo (agencias del orden público, las cortes, sistemas de beneficios públicos, sistemas para el acceso a la vivienda, clínicas de salud, etc.)?

Sí (Siga Leyendo)

Ponga por escrito lo que usted ya está haciendo para lograr un cambio en los sistemas. Por ejemplo, ¿qué sistemas está usted trabajando por cambiar y quiénes son sus colaboradores en este trabajo? Anote cuáles son las expectativas de l@s intercesores/as,  administradoras/es, supervisores/as y líderes de la organización en cuanto al trabajo por lograr un mejor acceso al idioma en sistemas cruciales en la defensa de l@s sobrevivientes. (Diríjase a “Cambiando los Sistemas” donde hallará herramientas y recursos que ayudarán a mejorar su trabajo con los sistemas para un incremento del acceso al idioma y para que comparta con nosotros las estrategias y herramientas que a usted le han funcionado.)

No (Siga Leyendo)

Son múltiples las razones por las que es importante incluir el cambio en los sistemas como parte de su trabajo para incrementar el acceso al idioma.

  1. La falta de acceso al idioma puede ser un asunto de vida o muerte para l@s sobrevivientes. Cuando usted trabaja por desarrollar recursos para apoyar a personas con un conocimiento limitado del inglés, verá que con frecuencia los sistemas tratarán de aprovechar los recursos limitados que tiene su organización en vez de satisfacer su propia obligación de proveer acceso significativo. El rol que juegan los intercesores/as debe ser protegido y diferenciado del papel que juegan l@s intérpretes. Como organización, usted tiene que proteger sus propios recursos y promover que su personal haga sólo el trabajo para el cual ha sido capacitado.

  2. La obligación de rendir cuentas es una de las pocas maneras de provocar un cambio en los sistemas que ayuden a mejorar la experiencia de l@s sobrevivientes con un conocimiento limitado del inglés, con o sin nuestra ayuda. Debemos documentar incidentes en los que hayamos encontrado dificultades y éxitos. Debemos compartir esta información y exigir mejoras. Sin presión que provenga de la comunidad, pocos sistemas cambiarán por sí mismos.

Anote algunos de los pasos que puede dar para comenzar a trabajar para un cambio en los sistemas. Aquí le damos algunas sugerencias:

  1. Solicite copias de los Planes de Acceso al Idioma de sistemas claves con los que usted interactúa (departamento de policía de la ciudad, departamento de salud pública del condado, cortes del condado, etc.) A veces estas copias se encuentran disponibles en la página web de la ciudad o del condado. (Por ejemplo, busque el “Plan de Acceso al Idioma de Knoxville, Tennessee.”)

  2. Identifique a otras organizaciones que estén trabajando en asuntos relacionados con el acceso al idioma y pregúnteles cómo puede usted apoyar su labor o trabajar con ellos para crear un mayor cambio en los sistemas.

  3. Capacite a su personal para abogar por el acceso al idioma en las cortes y otros sistemas de acuerdo a sus propios Planes de Acceso al Idioma.

  4. Desarrolle un proceso para documentar qué sistemas proveen servicios de acceso al idioma y cuáles no. Use la información que obtenga para reconocer sistemas, departamentos y personas que proveen un marcado acceso al idioma; y para demandar que quienes no estén haciéndolo mejoren sus servicios.

  5. Use la plantilla para la capacitación que proveemos para desarrollar un plan de formación para el personal de otros sistemas y a compartir información y estrategias de cómo incrementar el acceso al idioma.

Estrategias nuevas y ya existentes para la creación de un cambio en los sistemas pueden ser registradas en la Sección 5 de la Plantilla del Plan de Acceso al Idioma.

Paso 7: Reúna Todas las Piezas

Emplee la Plantilla para el Plan de Acceso al Idioma que proveemos o repase los ejemplos de planes de acceso al idioma y encuentre un modelo que se ajuste bien a su organización.

Un borrador del plan debe ser revisado por el equipo de planeación, supervisores y por la directiva para asegurar que los pasos propuestos y el plazo de tiempo trazado para lograr una mejora en el acceso al idioma sea factible y realista.

Vea la sección de implementación para conectar el plan con un estimado de presupuesto, desarrollo de fondos, supervisión, etc. Una vez que sus planes estén bien desarrollados, posiblemente va a ser necesario que usted involucre a la Junta Directiva. Provea una breve capacitación sobre asuntos relacionados con el acceso al idioma (incluyendo la responsabilidad legal de proveer acceso al idioma), incluya dentro de su presupuesto los ingresos y costos involucrados en mejorar sus prácticas de acceso al idioma y pida que los miembros de la junta se comprometan a recaudar los fondos necesarios para apoyar esta labor.